Ads - After Header

Contoh Surat Tembusan

Dani M Iskandar

Surat tembusan merupakan salah satu elemen penting dalam komunikasi bisnis. Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks, surat tembusan menjadi alat yang efektif untuk memastikan informasi penting dapat diterima oleh pihak yang berkepentingan. Dalam artikel ini, kami akan memberikan panduan lengkap tentang surat tembusan, mulai dari pengertian hingga contoh-contoh yang dapat Anda gunakan sebagai referensi.

Surat tembusan adalah salinan surat yang dikirimkan kepada pihak ketiga selain penerima utama. Tujuan utama dari surat tembusan adalah untuk memberikan informasi kepada pihak lain yang mungkin memiliki kepentingan atau tanggung jawab terkait dengan isi surat tersebut. Dengan mengirimkan surat tembusan, Anda memastikan bahwa informasi yang terkandung dalam surat dapat diketahui oleh semua pihak yang relevan.

Pentingnya surat tembusan dalam komunikasi bisnis tidak dapat diabaikan. Surat tembusan dapat digunakan dalam berbagai situasi, seperti menginformasikan perkembangan proyek kepada pihak terkait, memberikan salinan kontrak kepada pihak yang terkait, atau mengirimkan laporan kepada atasan dan rekan kerja. Dengan adanya surat tembusan, semua pihak yang terlibat dapat memiliki pemahaman yang sama mengenai informasi yang disampaikan.

Dalam pembuatan surat tembusan, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama, pastikan Anda menentukan dengan jelas pihak-pihak yang akan menerima surat tembusan. Identifikasi pihak-pihak yang memiliki keterkaitan langsung dengan isi surat dan yang perlu mengetahui informasi tersebut. Hal ini akan membantu Anda dalam menentukan jumlah dan identitas penerima surat tembusan.

Selanjutnya, perhatikan juga format dan tata letak surat tembusan yang benar. Surat tembusan umumnya ditempatkan setelah surat utama dan sebelum tanda tangan. Gunakan tanda "cc" atau "tembusan" diikuti dengan daftar nama penerima surat tembusan. Pastikan juga untuk menyertakan alamat atau kontak penerima surat tembusan jika diperlukan.

Dalam penulisan surat tembusan, penting untuk menggunakan bahasa yang sopan dan profesional. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu informal atau kasual. Pilihlah kata-kata yang tepat dan jelas untuk menyampaikan informasi dengan baik. Selain itu, pastikan juga untuk memeriksa tata bahasa dan ejaan agar surat tembusan terlihat lebih profesional dan dapat dipahami dengan mudah.

Dalam artikel ini, kami akan memberikan beberapa contoh surat tembusan yang umum digunakan dalam berbagai situasi bisnis. Dengan memahami pengertian dan format yang benar, serta melihat contoh-contoh yang relevan, Anda akan dapat membuat surat tembusan yang efektif dan profesional. Mari kita mulai dengan mempelajari pengertian surat tembusan secara lebih mendalam.

Pengertian Surat Tembusan

Surat tembusan merupakan salinan dari surat utama yang dikirimkan kepada pihak ketiga selain penerima utama. Dalam surat tembusan, informasi yang terkandung dalam surat utama disampaikan kepada pihak yang memiliki kepentingan atau tanggung jawab terkait dengan isi surat tersebut. Dengan adanya surat tembusan, semua pihak yang relevan dapat memperoleh informasi yang sama, sehingga komunikasi bisnis dapat berjalan dengan lebih efektif dan transparan.

Pada umumnya, surat tembusan ditandai dengan menggunakan kata "cc" (carbon copy) atau "tembusan" diikuti dengan daftar nama penerima surat tembusan. Daftar nama ini biasanya ditempatkan setelah surat utama dan sebelum tanda tangan. Dalam beberapa kasus, surat tembusan juga dapat ditandai dengan menggunakan kata "bcc" (blind carbon copy) untuk menyembunyikan identitas penerima surat tembusan dari penerima utama.

Pentingnya penggunaan surat tembusan dalam komunikasi bisnis tidak dapat diabaikan. Dengan mengirimkan surat tembusan, Anda memastikan bahwa semua pihak yang terkait dapat memperoleh informasi yang relevan dan memiliki pemahaman yang sama. Hal ini dapat menghindari kesalahpahaman, memperkuat kerjasama antarpihak, dan memastikan transparansi dalam komunikasi bisnis.

Dalam menulis surat tembusan, penting untuk memperhatikan beberapa hal. Pertama, pastikan Anda telah mengidentifikasi dengan jelas pihak-pihak yang perlu menerima surat tembusan. Identifikasi pihak-pihak yang memiliki keterkaitan langsung dengan isi surat dan yang perlu mengetahui informasi tersebut. Hal ini akan membantu Anda dalam menentukan jumlah dan identitas penerima surat tembusan.

Selanjutnya, perhatikan juga format dan tata letak surat tembusan yang benar. Letakkan surat tembusan setelah surat utama dan sebelum tanda tangan. Gunakan kata "cc" atau "tembusan" diikuti dengan daftar nama penerima surat tembusan. Jika ada penerima surat tembusan yang perlu disembunyikan dari penerima utama, gunakan kata "bcc" diikuti dengan daftar nama penerima surat tembusan yang disembunyikan.

Dalam penulisan surat tembusan, gunakan bahasa yang sopan, profesional, dan jelas. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu informal atau kasual. Pilihlah kata-kata yang tepat dan sederhana untuk menyampaikan informasi dengan baik. Selain itu, pastikan juga untuk memeriksa tata bahasa dan ejaan agar surat tembusan terlihat lebih profesional dan dapat dipahami dengan mudah oleh penerima.

Dalam contoh surat tembusan berikut, Anda akan melihat bagaimana surat tembusan dapat digunakan dalam berbagai situasi bisnis. Contoh-contoh ini akan memberikan gambaran yang lebih jelas tentang penggunaan surat tembusan dan membantu Anda dalam membuat surat tembusan yang efektif dan profesional.

Contoh Surat Tembusan

Dalam bagian ini, kami akan memberikan beberapa contoh surat tembusan yang umum digunakan dalam berbagai situasi bisnis. Contoh-contoh ini dapat menjadi referensi bagi Anda dalam membuat surat tembusan yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan komunikasi bisnis Anda.

1. Surat Tembusan untuk Proyek Kolaborasi (300 kata)

Perihal: Surat Tembusan - Proyek Kolaborasi

Kepada:
1. Bapak/Ibu Direktur Utama PT ABC
2. Bapak/Ibu Manajer Proyek PT XYZ

Dengan hormat,

Sehubungan dengan proyek kolaborasi antara PT ABC dan PT XYZ yang sedang berjalan, kami dengan ini mengirimkan surat tembusan untuk memastikan bahwa semua pihak yang terkait dapat memperoleh informasi yang relevan dan memiliki pemahaman yang sama.

Surat ini merupakan salinan dari surat utama yang telah kami kirimkan kepada Bapak/Ibu Direktur Utama PT ABC pada tanggal 15 Januari 2022. Surat tersebut berisi tentang perkembangan proyek kolaborasi, jadwal pelaksanaan, dan tanggung jawab masing-masing pihak.

Dalam surat tembusan ini, kami ingin memastikan bahwa Bapak/Ibu Manajer Proyek PT XYZ juga mendapatkan salinan informasi yang terkandung dalam surat tersebut. Kami percaya bahwa hal ini akan memperkuat kerjasama antarpihak dan memastikan bahwa proyek kolaborasi berjalan dengan lancar.

Kami mohon agar Bapak/Ibu Manajer Proyek PT XYZ dapat mempelajari isi surat tersebut dengan seksama dan melakukan tindakan yang sesuai dengan tanggung jawab yang telah ditetapkan. Jika terdapat pertanyaan atau klarifikasi lebih lanjut, kami siap untuk berdiskusi dan bekerja sama dalam mencapai tujuan bersama.

Demikian surat tembusan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

[Nama Anda]
[Posisi Anda]
PT XYZ

Dalam contoh surat tembusan di atas, terlihat bagaimana surat tembusan digunakan dalam konteks proyek kolaborasi antara dua perusahaan. Surat tembusan ini dikirimkan kepada Direktur Utama PT ABC (penerima utama) dan Manajer Proyek PT XYZ (penerima tembusan). Surat tembusan ini bertujuan untuk memastikan bahwa Manajer Proyek PT XYZ juga mendapatkan salinan informasi yang terkandung dalam surat utama, sehingga semua pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai perkembangan proyek kolaborasi tersebut.

2. Surat Tembusan untuk Laporan Keuangan (200 kata)


Perihal: Surat Tembusan - Laporan Keuangan

Kepada:
1. Bapak/Ibu Direktur Keuangan PT PQR
2. Bapak/Ibu Auditor Eksternal PT RST

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa kami telah mengirimkan laporan keuangan kuartal terakhir kepada Bapak/Ibu Direktur Keuangan PT PQR pada tanggal 30 Maret 2022. Laporan tersebut berisi tentang posisi keuangan perusahaan, laba rugi, dan arus kas selama periode tersebut.

Sebagai informasi tambahan, kami juga ingin memastikan bahwa Bapak/Ibu Auditor Eksternal PT RST mendapatkan salinan laporan keuangan tersebut. Kami menganggap penting untuk melibatkan pihak auditor eksternal dalam memeriksa dan mengevaluasi laporan keuangan perusahaan kami, sehingga dapat memastikan keakuratan dan keandalan informasi keuangan yang disampaikan.

Kami mohon agar Bapak/Ibu Auditor Eksternal PT RST dapat memeriksa laporan keuangan tersebut dengan seksama dan memberikan masukan atau rekomendasi yang diperlukan. Kerjasama antara perusahaan kami dan auditor eksternal sangat penting dalam menjaga transparansi dan integritas laporan keuangan.

Terima

## Tips dan Pedoman

Dalam bagian ini, kami akan memberikan beberapa tips dan pedoman dalam penulisan surat tembusan yang efektif dan profesional. Mengikuti pedoman ini akan membantu Anda menyampaikan informasi dengan jelas, menjaga etika komunikasi bisnis, dan memastikan surat tembusan Anda mencapai tujuan yang diinginkan.

### 1. Pilih Bahasa yang Sopan dan Profesional

Dalam penulisan surat tembusan, penting untuk menggunakan bahasa yang sopan, profesional, dan jelas. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu informal atau kasual. Gunakan kata-kata yang tepat dan sederhana untuk menyampaikan informasi dengan baik. Pastikan juga untuk memeriksa tata bahasa dan ejaan agar surat tembusan terlihat lebih profesional dan dapat dipahami dengan mudah oleh penerima.

### 2. Tentukan Penerima Surat Tembusan dengan Jelas

Sebelum mengirim surat tembusan, pastikan Anda telah mengidentifikasi dengan jelas pihak-pihak yang perlu menerima surat tembusan. Identifikasi pihak-pihak yang memiliki keterkaitan langsung dengan isi surat dan yang perlu mengetahui informasi tersebut. Hal ini akan membantu Anda dalam menentukan jumlah dan identitas penerima surat tembusan. Jika ada penerima surat tembusan yang perlu disembunyikan dari penerima utama, gunakan kata "bcc" diikuti dengan daftar nama penerima surat tembusan yang disembunyikan.

### 3. Perhatikan Format dan Tata Letak Surat Tembusan

Pastikan Anda memperhatikan format dan tata letak surat tembusan yang benar. Letakkan surat tembusan setelah surat utama dan sebelum tanda tangan. Gunakan kata "cc" atau "tembusan" diikuti dengan daftar nama penerima surat tembusan. Jika ada penerima surat tembusan yang perlu disembunyikan dari penerima utama, gunakan kata "bcc" diikuti dengan daftar nama penerima surat tembusan yang disembunyikan. Pastikan juga untuk menyertakan alamat atau kontak penerima surat tembusan jika diperlukan.

### 4. Gunakan Surat Tembusan Secara Tepat dan Efektif

Pertimbangkan dengan cermat kapan dan dalam situasi apa Anda perlu menggunakan surat tembusan. Gunakan surat tembusan hanya ketika diperlukan untuk memastikan informasi yang relevan dapat diterima oleh pihak yang berkepentingan. Jangan menggunakan surat tembusan secara berlebihan atau tanpa alasan yang jelas. Pastikan bahwa surat tembusan Anda memiliki tujuan yang jelas dan dapat memberikan manfaat dalam komunikasi bisnis.

### 5. Periksa Kembali Sebelum Mengirim

Sebelum mengirim surat tembusan, pastikan untuk memeriksa kembali kesalahan tata bahasa, ejaan, dan format. Pastikan juga bahwa semua informasi yang disampaikan dalam surat tembusan telah diperiksa keakuratannya. Mengirim surat tembusan yang terjaga kualitasnya akan memberikan kesan profesionalisme dan perhatian terhadap detail kepada penerima.

Dengan mengikuti tips dan pedoman di atas, Anda akan dapat menulis surat tembusan yang efektif, profesional, dan sesuai dengan kebutuhan komunikasi bisnis Anda. Selanjutnya, dalam bagian berikutnya, kami akan memberikan beberapa contoh surat tembusan yang umum digunakan dalam berbagai situasi bisnis.

## Kesimpulan

Surat tembusan merupakan elemen penting dalam komunikasi bisnis yang memastikan informasi yang relevan dapat diterima oleh pihak yang berkepentingan. Dalam artikel ini, kami telah memberikan panduan lengkap tentang surat tembusan, mulai dari pengertian hingga contoh-contoh yang dapat Anda gunakan sebagai referensi.

Pentingnya penggunaan surat tembusan dalam komunikasi bisnis tidak dapat diabaikan. Dengan mengirimkan surat tembusan, Anda memastikan bahwa semua pihak yang terkait dapat memperoleh informasi yang relevan dan memiliki pemahaman yang sama. Hal ini dapat memperkuat kerjasama antarpihak, menghindari kesalahpahaman, dan menjaga transparansi dalam komunikasi bisnis.

Dalam penulisan surat tembusan, penting untuk menggunakan bahasa yang sopan, profesional, dan jelas. Pilihlah kata-kata yang tepat dan sederhana untuk menyampaikan informasi dengan baik. Pastikan juga untuk memeriksa tata bahasa dan ejaan agar surat tembusan terlihat lebih profesional dan dapat dipahami dengan mudah oleh penerima.

Selain itu, perhatikan juga format dan tata letak surat tembusan yang benar. Letakkan surat tembusan setelah surat utama dan sebelum tanda tangan. Gunakan kata "cc" atau "tembusan" diikuti dengan daftar nama penerima surat tembusan. Jika ada penerima surat tembusan yang perlu disembunyikan dari penerima utama, gunakan kata "bcc" diikuti dengan daftar nama penerima surat tembusan yang disembunyikan.

Dalam menggunakan surat tembusan, gunakanlah dengan tepat dan efektif. Pertimbangkan kapan dan dalam situasi apa Anda perlu menggunakan surat tembusan. Pastikan bahwa surat tembusan Anda memiliki tujuan yang jelas dan dapat memberikan manfaat dalam komunikasi bisnis.

Dengan mengikuti pedoman dan contoh-contoh yang telah kami berikan, Anda akan dapat membuat surat tembusan yang efektif, profesional, dan sesuai dengan kebutuhan komunikasi bisnis Anda. Selamat mencoba dan semoga sukses dalam penggunaan surat tembusan dalam aktivitas bisnis Anda.

Terima kasih telah membaca artikel ini. Jika Anda memiliki pertanyaan atau klarifikasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda dalam memahami dan mengimplementasikan surat tembusan dalam komunikasi bisnis Anda.

Baca Juga

Bagikan:

Tinggalkan komentar

Ads - Before Footer